الجمعية العامة غير العادية للشركة المساهمة

المستندات المطلوبة

العريضة
قرار مجلس الإدارة بشأن جدول الأعمال في اجتماعات الجمعية العامة بالدعوة
(نسخة مصورة واحدة)
محضر اجتماع الجمعية العامة مصدق من كاتب العدل
(يجب لصقه في دفتر اجتماعات الجمعية العامة وفقاً للمواد 64/4 – 375/و – 422/2 من قانون التجارة التركي) (نسخة أصلية واحدة – نسخة مصورة واحدة)

-في الشركات ذات المساهم الواحد، يجب أيضًا أن يوقع المساهم الحاضر في الاجتماع أو ممثله على محضر الاجتماع. (اللائحة، المادة 26)

-في الشركات ذات المساهم الوحيد (العبارة المعدلة: الجريدة الرسمية 9/10/2020-31269) يكفي انتخاب رئيس للاجتماع، ولا حاجة لانتخاب كاتب للمحضر ولا مراقب لجمع الأصوات. وإذا لم يُنتخب كاتب للمحضر ومراقب لجمع الأصوات، يتولى رئيس الاجتماع المهام المتعلقة بهما. (اللائحة، المادة 14)

-يجب أن تتضمن قرارات الهيئات التي تقدمها إلى مديرية السجل التجاري لدينا الشركات التي بدأت بمسك دفاترها التجارية عبر ETDS رمز التحقق الصادر عن ETDS، وسيتم إجراء التسجيل اللازم بعد التحقق من هذه القرارات المقدمة في الطلبات المرفوعة إلى مديريتكم من خلال خانة "التحقق من المستند" الموجودة على العنوان https://etds.ticaret.gov.tr، ولن يُطلب تصديق كاتب العدل على هذه القرارات.

-لن يُطلب تصديق كاتب العدل على القرارات المتخذة في البيئة الإلكترونية (مثل MERSİS وما شابهه من التطبيقات).
قائمة الحضور
(نسخة أصلية واحدة). في الشركات ذات المساهم الوحيد (العبارة المعدلة: الجريدة الرسمية 9/10/2020-31269) لا يُشترط إعداد قائمة بالأشخاص الذين يحق لهم حضور اجتماع الجمعية العامة. (اللائحة، المادة 14)

إذا كان بين الشركاء شخص اعتباري وكانت صلاحيات ممثلي هذا الشخص الاعتباري مشتركة، فيجب أيضاً تقديم وثيقة التمثيل التي يمنحها الممثل المشترك لصالح الممثل الذي سيحضر الجمعية العامة ويدلي بالصوت، إلى رئاسة الاجتماع أثناء انعقاده.
كتاب تعيين ممثل الوزارة
(في الاجتماعات التي يلزم فيها حضور ممثل الوزارة) (نسخة أصلية واحدة). في اجتماعات الجمعية العامة (العبارة المضافة: الجريدة الرسمية 9/10/2020-31269) يجوز عقد جميع اجتماعات الجمعية العامة للشركات ذات المساهم الوحيد دون طلب حضور ممثل الوزارة، باستثناء الشركات التي تخضع إجراءات تأسيسها وتعديل عقدها التأسيسي لإذن الوزارة. (اللائحة، المادة 32)
وكالة مصدّقة من كاتب العدل في حال المشاركة بالوكالة
لكي يتمكن شركاء الشركة من التمثيل في الاجتماع عبر وكلائهم، يلزم أن تكون الوكالة مصدّقة من كاتب العدل (عبارة ملغاة: الجريدة الرسمية 9/10/2020-31269) (…). (المادة 18/7 من اللائحة)
صورة عن جريدة السجل التي نُشر فيها جدول الأعمال في اجتماعات الجمعية العامة بالدعوة، مع صور إيصالات البريد المسجل بعلم الوصول
إذا كان في الجمعية العامة انتخاب لمجلس الإدارة: قرار مجلس الإدارة المصدق من كاتب العدل بشأن توزيع المهام والتمثيل، المتضمن توزيع المهام وكيفية تمثيل الشركة
(نسخة أصلية واحدة – نسخة مصورة واحدة)

-يجب أن تتضمن قرارات الهيئات التي تقدمها إلى مديرية السجل التجاري لدينا الشركات التي بدأت بمسك دفاترها التجارية عبر ETDS رمز التحقق الصادر عن ETDS، وسيتم إجراء التسجيل اللازم بعد التحقق من هذه القرارات المقدمة في الطلبات المرفوعة إلى مديريتكم من خلال خانة "التحقق من المستند" الموجودة على العنوان https://etds.ticaret.gov.tr، ولن يُطلب تصديق كاتب العدل على هذه القرارات.

-لن يُطلب تصديق كاتب العدل على القرارات المتخذة في البيئة الإلكترونية (مثل MERSİS وما شابهه من التطبيقات).
نموذج التوقيع / إقرار التوقيع لأعضاء مجلس الإدارة المفوضين بالتمثيل والإلزام
(في حال عدم وجود سجل توقيع محفوظ في قواعد بيانات المؤسسات والهيئات العامة أو تعذر الحصول عليه، تُقدَّم تواقيع المعنيين إلى المديرية إما بتصديقها فعليًا لدى الكاتب بالعدل أو بالإدلاء بإقرار خطي لدى أي مديرية للسجل التجاري.) (نسخة أصلية واحدة)

يمكن الحصول على نماذج توقيع الأشخاص المضافين كمفوضين ببطاقة الهوية الجديدة إلكترونياً من NVİ وتسجيلها في قاعدة بيانات MERSİS. ولن يُطلب إقرار توقيع مادي من المفوضين الذين هم في هذه الحالة. (تعميم الوزارة رقم 72558467 بتاريخ 4/3/2022)
إقرارات خطية من أعضاء مجلس الإدارة الذين ليسوا من المساهمين ولم تُمنح لهم صلاحية التمثيل بقبولهم هذه المهمة
(لائحة السجل التجاري، المادة 69 / ح)

تم إنشاء وتفعيل وحدة "إجراءات قبول التفويض" في MERSİS بغرض إجراء عمليات قبول التفويض للأشخاص المخولين بالتوقيع باسم الشركة / المنشأة إلكترونياً. وإذا تم قبول التفويض إلكترونياً عبر Mersis فلن تُطلب وثيقة قبول تفويض مادية. (تعميم الوزارة رقم 72558467 بتاريخ 4/3/2022)
في حال انتخاب شخص اعتباري عضوًا في مجلس الإدارة، نسخة مصدقة من الكاتب بالعدل من قرار الجهاز المختص بتعيين شخص طبيعي واحد فقط، يحدده الشخص الاعتباري، ليعمل مع الشخص الاعتباري وباسمه
-يجب أن تتضمن قرارات الهيئات التي تقدمها إلى مديرية السجل التجاري لدينا الشركات التي بدأت بمسك دفاترها التجارية عبر ETDS رمز التحقق الصادر عن ETDS، وسيتم إجراء التسجيل اللازم بعد التحقق من هذه القرارات المقدمة في الطلبات المرفوعة إلى مديريتكم من خلال خانة "التحقق من المستند" الموجودة على العنوان https://etds.ticaret.gov.tr، ولن يُطلب تصديق كاتب العدل على هذه القرارات.

-لن يُطلب تصديق كاتب العدل على القرارات المتخذة في البيئة الإلكترونية (مثل MERSİS وما شابهه من التطبيقات).
في حال تمت المداولة، «اللائحة الداخلية بشأن الأسس والإجراءات المتعلقة بعمل الجمعية العمومية»
(1 عدد أصل)

ملاحظات

أ– في اجتماعات الجمعية العمومية التي لا يحضرها ممثل الوزارة، يجب تقديم سجل الأسهم إلى مديريتنا من أجل التحقق من وضع الشركاء في الشركة.
ب– يجب ذكر أرقام الهوية الوطنية لجمهورية تركيا لأعضاء مجلس الإدارة (والأرقام الضريبية للأجانب) في قرار توزيع المهام.
ج- يجب إرفاق نسخة مصدقة من الكاتب بالعدل من جواز سفر أعضاء مجلس الإدارة الأجانب، وبالنسبة للأجانب المقيمين في تركيا نسخة مصدقة من الكاتب بالعدل من وثيقة إذن الإقامة (نسخة أصلية واحدة) ووثيقة الإقامة الصادرة عن مديرية النفوس التي تبين العنوان (نسخة أصلية واحدة)، أما إذا كان العنوان خارج البلاد فيُرفق إقرار يبين العنوان مع وثيقة عرض الضريبة المحتملة.
د- يجب كتابة أسماء المخولين كاملة دون اختصار في قرارات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة.
هـ- في حال انتخاب شريك اعتباري لعضوية مجلس الإدارة: قرار الجهة المختصة في الشخص الاعتباري، المصدق من الكاتب بالعدل، المتضمن اسم وشهرة ومحل إقامة وجنسية الشخص الطبيعي الذي حدده الشخص الاعتباري ليوقع باسمه.
يجب أن تتضمن قرار توزيع المهام الذي سيتخذه مجلس الإدارة العبارات التالية.

«-تم انتخاب شركة ………………………… لرئاسة مجلس الإدارة/نيابة الرئاسة/العضوية.

و-قامت شركة …………………………………..…………… المنتخبة لعضوية مجلس الإدارة بتعيين …………………… …………………… بصفته ممثلاً شخصاً طبيعياً، وهو تركي الجنسية، ومقيم في العنوان ……………………………………………..، وحامل الرقم الوطني ……………………………….»
ز- لا حاجة إلى تصديق القرارات المتخذة في البيئة الإلكترونية لدى الكاتب بالعدل بشكل منفصل.
ح- إذا لم يكن في قرارات مجلس الإدارة توقيع الرئيس/نائب الرئيس، فيجب تقديم وثيقة (إنذار عدلي من الكاتب بالعدل) تثبت التقدم بطلب وفق المادة 392/7 من قانون التجارة التركي مع القرار.