Außerordentliche Hauptversammlung der Aktiengesellschaft

ERFORDERLICHE UNTERLAGEN

Gesuch
Tagesordnungsbeschluss des Vorstands bei einberufenen Hauptversammlungen
(1 Fotokopie)
Notariell beglaubigtes Protokoll der Hauptversammlung
(Gemäß TTK 64/4 – 375/f – 422/2 in das Hauptversammlungsprotokollbuch (GKTM) einzukleben) (1 Original – 1 Fotokopie)

-Bei Gesellschaften mit einem einzigen Aktionär muss auch der in der Versammlung anwesende Aktionär oder sein Vertreter das Versammlungsprotokoll unterzeichnen. (Verordnung Artikel 26)

-Bei Gesellschaften mit nur einem Anteilseigner (geänderte Formulierung: Amtsblatt vom 09.10.2020, Nr. 31269) genügt die Wahl eines Versammlungsleiters; die Wahl eines Protokollführers und eines Stimmenzählers ist nicht erforderlich. Werden kein Protokollführer und kein Stimmenzähler gewählt, werden deren Aufgaben vom Versammlungsleiter wahrgenommen. (Verordnung Artikel 14)

-Die Organbeschlüsse, die von Gesellschaften, die ihre Handelsbücher über das ETDS führen, beim Handelsregisteramt eingereicht werden, müssen den vom ETDS vergebenen Bestätigungscode enthalten. Die bei Ihrem Amt vorgelegten Beschlüsse werden im Bereich „Belge Doğrulama“ (Dokumentenprüfung) unter https://etds.ticaret.gov.tr verifiziert, und die erforderliche Eintragung wird vorgenommen; eine zusätzliche notarielle Beglaubigung dieser Beschlüsse wird nicht verlangt.

-Für auf elektronischem Wege (MERSİS und ähnliche Anwendungen) gefasste Beschlüsse wird keine notarielle Beglaubigung verlangt.
Anwesenheitsliste (Hazirun-Liste)
(1 Original). Bei Gesellschaften mit nur einem Anteilseigner (geänderte Formulierung: Amtsblatt vom 09.10.2020, Nr. 31269) ist die Erstellung der Liste der zur Teilnahme an der Hauptversammlung Berechtigten nicht zwingend erforderlich. (Verordnung Artikel 14)

Befindet sich unter den Gesellschaftern eine juristische Person und sind deren Vertreter nur gemeinschaftlich vertretungsberechtigt, muss die Vollmacht, die der gemeinsame Vertreter zugunsten des an der Hauptversammlung teilnehmenden und stimmberechtigten Vertreters ausstellt, während der Versammlung dem Versammlungsleiter vorgelegt werden.
Ernennungsschreiben des Ministeriumsvertreters
(Bei Versammlungen, bei denen die Anwesenheit eines Ministeriumsvertreters zwingend vorgeschrieben ist) (1 Original). Bei Hauptversammlungen (ergänzte Formulierung: Amtsblatt vom 09.10.2020, Nr. 31269) können alle Hauptversammlungen von Gesellschaften mit nur einem Anteilseigner, ausgenommen Gesellschaften, deren Gründung und Satzungsänderungen der Genehmigung des Ministeriums unterliegen, auch ohne Anforderung eines Ministeriumsvertreters abgehalten werden. (Verordnung Artikel 32)
Bei Teilnahme durch Vertreter: notariell beglaubigte Vollmacht
Damit die Gesellschafter in der Versammlung durch Bevollmächtigte vertreten werden können, muss die Vollmacht notariell beglaubigt ausgestellt sein (aufgehobener Wortlaut: Amtsblatt vom 9.10.2020, Nr. 31269) (…). (Verordnung Art. 18/7)
Bei einberufenen Gesellschafterversammlungen: Fotokopie des Handelsregisterblatts (Sicil Gazetesi), in dem die Tagesordnung veröffentlicht wurde, sowie Fotokopien der Einschreiben mit Rückschein
Falls in der Hauptversammlung eine Vorstandswahl stattfindet: notariell beglaubigter Beschluss des Vorstands über die Aufgabenverteilung und die Vertretung der Gesellschaft
(1 Original – 1 Fotokopie)

-Die Organbeschlüsse, die von Gesellschaften, die ihre Handelsbücher über das ETDS führen, beim Handelsregisteramt eingereicht werden, müssen den vom ETDS vergebenen Bestätigungscode enthalten. Die bei Ihrem Amt vorgelegten Beschlüsse werden im Bereich „Belge Doğrulama“ (Dokumentenprüfung) unter https://etds.ticaret.gov.tr verifiziert, und die erforderliche Eintragung wird vorgenommen; eine zusätzliche notarielle Beglaubigung dieser Beschlüsse wird nicht verlangt.

-Für auf elektronischem Wege (MERSİS und ähnliche Anwendungen) gefasste Beschlüsse wird keine notarielle Beglaubigung verlangt.
Unterschriftsprobe/Unterschriftserklärung der vertretungs- und zeichnungsberechtigten Vorstandsmitglieder
(Sind in den Datenbanken öffentlicher Einrichtungen und Organisationen keine Unterschriftsdaten vorhanden oder können diese nicht beschafft werden, werden die Unterschriften der Betreffenden der Direktion entweder notariell beglaubigt oder durch eine schriftliche Erklärung bei einer beliebigen Handelsregisterdirektion vorgelegt.) (1 Original)

Die Unterschriftsproben von Personen, die mit neuem Personalausweis als Bevollmächtigte hinzugefügt werden, können elektronisch von der NVİ abgerufen und in der MERSİS-Datenbank gespeichert werden. Für Bevollmächtigte in dieser Lage wird keine physische Unterschriftserklärung verlangt. (Rundschreiben des Ministeriums Nr. 72558467 vom 04.03.2022)
Schriftliche Erklärungen der Vorstandsmitglieder, die weder Anteilseigner sind noch Vertretungsbefugnis erhalten, dass sie dieses Amt annehmen
(TSY Artikel 69 / h)

Damit die Annahme der Vertretungsbefugnis durch die im Namen der Gesellschaft/des Unternehmens zeichnungsberechtigten Personen elektronisch erfolgen kann, wurde in MERSİS das Modul "Yetki Kabul İşlemleri" (Verfahren zur Annahme der Vertretungsbefugnis) eingerichtet und in Betrieb genommen. Wurde die Annahme der Befugnis elektronisch über MERSİS erklärt, wird kein physisches Dokument über die Annahme der Befugnis verlangt. (Rundschreiben des Ministeriums Nr. 72558467 vom 04.03.2022)
Wird eine juristische Person in den Vorstand gewählt, eine notariell beglaubigte Abschrift des Beschlusses des zuständigen Organs, mit dem gemeinsam mit der juristischen Person nur eine einzige, von der juristischen Person bestimmte natürliche Person in deren Namen benannt wird
-Die Organbeschlüsse, die von Gesellschaften, die ihre Handelsbücher über das ETDS führen, beim Handelsregisteramt eingereicht werden, müssen den vom ETDS vergebenen Bestätigungscode enthalten. Die bei Ihrem Amt vorgelegten Beschlüsse werden im Bereich „Belge Doğrulama“ (Dokumentenprüfung) unter https://etds.ticaret.gov.tr verifiziert, und die erforderliche Eintragung wird vorgenommen; eine zusätzliche notarielle Beglaubigung dieser Beschlüsse wird nicht verlangt.

-Für auf elektronischem Wege (MERSİS und ähnliche Anwendungen) gefasste Beschlüsse wird keine notarielle Beglaubigung verlangt.
Sofern beraten wurde: „Interne Richtlinie über die Arbeitsgrundsätze und Verfahrensweisen der Hauptversammlung“
(1 Stück im Original)

HINWEISE

a– Bei Hauptversammlungen, an denen kein Vertreter des Ministeriums teilnimmt, muss unserer Direktion das AKTIENBUCH vorgelegt werden, damit die Gesellschafterstruktur der Gesellschaft überprüft werden kann.
b– Im Beschluss über die Aufgabenverteilung müssen die türkischen Identitätsnummern der Vorstandsmitglieder (bei ausländischen Staatsangehörigen die Steuernummern) angegeben werden.
c- Für ausländische Vorstandsmitglieder sind eine notariell beglaubigte Passkopie sowie, für ausländische Staatsangehörige mit Wohnsitz in der Türkei, eine notariell beglaubigte Kopie der Aufenthaltserlaubnis (1 Original) und eine Wohnsitzbescheinigung des Einwohnermeldeamts mit Angabe der Adresse (1 Original) beizufügen; liegt die Adresse im Ausland, sind eine Erklärung mit Angabe der Adresse und eine Bescheinigung zur Anzeige der potenziellen Steuerdaten beizufügen.
ç- In den Beschlüssen der Hauptversammlung und des Vorstands müssen die Namen der Verantwortlichen ausgeschrieben und ohne Abkürzung angegeben werden.
d- Bei Wahl eines Gesellschafters, der eine juristische Person ist, in den Vorstand: der notariell beglaubigte Beschluss des zuständigen Organs der juristischen Person über Vor- und Nachname, Wohnsitz und Staatsangehörigkeit der von der juristischen Person bestimmten natürlichen Person, die für die juristische Person unterzeichnen wird.
Im vom Vorstand zu fassenden Beschluss über die Aufgabenverteilung müssen die folgenden Formulierungen enthalten sein.

„-Zum Vorstandsvorsitzenden/stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden/Vorstandsmitglied wurde die ………………………… GESELLSCHAFT gewählt.

e-Von der in den Vorstand gewählten ………………………………..…………… GESELLSCHAFT wurde als Vertreter in Form einer natürlichen Person ………………… ………………… bestimmt, wohnhaft unter der Adresse …………………………………………….., türkischer Staatsangehörigkeit, mit der türkischen Identitätsnummer …………………………….….“
f- Auf elektronischem Wege gefasste Beschlüsse müssen nicht zusätzlich notariell beglaubigt werden.
g- Fehlt auf den Vorstandsbeschlüssen die Unterschrift des Vorsitzenden/stellvertretenden Vorsitzenden, ist zusammen mit dem Beschluss ein Dokument vorzulegen (notarielle Mahnung), das belegt, dass gemäß TTK 392/7 ein Antrag gestellt wurde.